Аутсорсинг ВЭД

Что такое аутсорсинг ВЭД?

Компания является посредником между заказчиком и поставщиком: именно через нее проходят все необходимые действия:

• заключение контракта с продавцом;
• закупка продукции;
• получение всех необходимых сертификатов и лицензий;
• оформление таможенной документации.

И, наконец, именно логистическая компания отвечает за то, что заказ доставляется клиенту на склад со всеми сопроводительными транспортными документами. От последнего требуется лишь своевременная оплата.

Пользоваться услугой аутсорсинга ВЭД могут различные участники: и ООО, и ИП. Такая схема работы обеспечивает передачу необходимых данных и помогает компаниям в организации продаж.

Виды аутсорсинга ВЭД

Их всего два:

1. Полный аутсорсинг.

В данном случае исполнитель (логистическая компания) полностью берет на себя ответственность по сопровождению ВЭД (под ключ). Специалисты ищут контрагента, проводят с ним деловые переговоры, покупают оборудование, осуществляют его доставку в РФ через границу, занимаются таможенным оформлением. Заказчик же лишь оплачивает все услуги.

2. Частичный аутсорсинг.

Этот аутсорсинг предполагает лишь определенную подстраховку, например, осуществление перевозки или прохождение таможенного контроля. Этот вариант подходит для более опытных клиентов, которые ранее уже занимались международной торговлей и примерно представляют себе весь процесс. Единственный нюанс заключается в том, что заказчик, например, не разбирается в оформлении таможенной документации. Ему проще предоставить это дело профессионалу, чтобы товары были доставлены быстро и без задержек. Иногда посредник помогает с валютными операциями: это действительно непросто, и здесь требуется взгляд специалиста. Но остальное заказчик берет на себя: как правило, у него имеется база проверенных и надежных поставщиков, с которыми он сотрудничает на постоянной основе. А аутсорсинг ВЭД в Китае нужен лишь постольку-поскольку, то есть в чисто профессиональных моментах.

Задачи аутсорсинга ВЭД

Задачами аутсорсинга ВЭД являются:

1. Исследование и анализ рынка, выбор подходящих поставщиков и проведение с ними переговоров.

Разумеется, это прерогатива полного аутсорсинга, когда клиент поручает логистической компании выполнение всех поставленных задач и процедур, включая оформление разрешительных документов, прохождение таможенной очистки, расчет сборов и платежей, а также подбор логистики и оптимизацию поставок.

2. Составление договоров и оформление таможенной документации.

то один из наиболее сложных моментов, который большинство покупателей из РФ предпочитают доверять именно профессионалам.

3. Отслеживание процесса производства товара.

Посредник сотрудничает с поставщиком и имеет возможность следить за выполнением задачи. Например, когда требуется изготовление нескольких производственных линий или заводского оборудования.

4. Валютный контроль.

Специфическая задача, которую проще доверить специально обученным людям. Ведь здесь важно оформить счет в китайском банке, так как при работе с Китаем перевод на карту физическому лицу не осуществляется.

5. Международная перевозка.

Обычно здесь много нюансов, разобраться с которыми может только логистическая компания. Это и оформление страховки, и предоставление отчетности, и взаимодействие с таможенными и налоговыми органами, и подготовка декларирования, и многое другое. Также специалисты организуют грузоперевозки, включая контейнерные, авиаперевозки, мультимодальные маршруты и доставку сборных, коммерческих и негабаритных грузов. Насчет отправки опасных грузов необходимо уточнить заранее у специалистов.

Что касается стоимости услуг аутсорсинга ВЭД в Китае, то она, как правило, зависит от поставленной задачи и степени ее сложности. Обычно заказчик заключает договор с посредником, в процессе чего рассчитывается цена за услуги. Все это делается строго в индивидуальном порядке.

Основные преимущества аутсорсинга ВЭД для бизнеса

Данная услуга не зря пользуется такой популярностью как у начинающих, так и у достаточно продвинутых и известных компаний. У нее действительно много плюсов:

1. Минимизация рисков.

В большинстве случаев работают профессионалы, которые отлично разбираются в оформлении документации, логистике, а также в выборе контрагентов. Заказчик может не волноваться по поводу того, что свяжется с недобросовестными поставщиками или товар неожиданно не пройдет таможенный контроль.

2. Снижение затрат.

Это существенный момент аутсорсинга: не нужно создавать собственный отдел ВЭД и платить специалистам в штате. Намного проще заказать услуги работников со стороны: экономия на зарплате, рабочих местах, офисных расходах и других моментах. Не нужно нанимать персонал, обучать людей.

3. Гибкость работы.

При необходимости можно масштабировать услуги, если того требует бизнес. Известно, что условия международной торговли постоянно меняются, и не всегда есть возможность разбираться в этом самостоятельно. Куда проще нанять квалифицированных специалистов, которые прекрасно адаптированы к переменам в законодательстве и торговом сотрудничестве с другими странами.

4. Профессиональная работа.

Заказчик получает доступ к знаниям людей, которые специализируются на ВЭД. Более того, именно с их помощью начинающие предприниматели устанавливают крепкие торговые связи с надежными зарубежными поставщиками.

5. Оптимизация бизнес-процессов.

В первую очередь здесь речь идет о сокращении сроков, освобождении от рутины и возможности сосредоточиться на непосредственном развитии бизнеса. Все текущие задачи решают профессионалы, работающие на аутсорсинге, которым их делегировали.

И, наконец, важнейшим преимуществом аутсорсинга ВЭД является комплексный подход. Заказчику предоставляется полный спектр услуг: и проверенная логистика, и юридическое сопровождение, и международный маркетинг, и таможенное оформление, и все остальное. Такой подход позволяет участникам ВЭД экономить ресурсы, снижать затраты и минимизировать риски ошибок в документах.

Почему компании передают внешнеэкономическую деятельность на аутсорсинг?

Во-первых, при таком раскладе у заказчика остается много времени на осуществление своей непосредственной деятельности. Он может не волноваться о том, где и как искать зарубежных партнеров, договариваться с ними. Ему не надо вникать в тонкости оформления документации. Его задача заключается только в контроле и в своевременной оплате. Остальное сделают за него.

Во-вторых, как уже было сказано выше, наем удаленных сотрудников намного выгоднее, нежели содержание штата. Тем более в международных перевозках есть много нюансов, следовательно, тут нужны и логисты, и бухгалтеры, и юристы, и специалисты по таможенному оформлению. Когда данные вопросы передаются на аутсорсинг, то там имеется свой штат, и задачи распределяются между специалистами в процессе работы. Клиент платит заранее оговоренную сумму и только в случае успешного сотрудничества. Штатным же работникам нужен ежемесячный оклад, их необходимо всему обучить и т.д. Не каждая компания может себе такое позволить, особенно начинающая.

В-третьих, существенно сокращается так называемая бумажная работа. Специалисты аутсорсинга под ключ берут на себя и это: они составляют деловые бумаги, разрабатывают стратегию взаимодействия с поставщиком. Не говоря уже о логистике и составлении документации для перевозок: там ее очень много.

Специалист по аутсорсингу ВЭД под ключ, как правило, обладает большим опытом в сфере международной логистики и умением работать с иностранными партнерами. Благодаря этому он самолично выбирает для заказчика оптимальные варианты доставки товара, вид транспорта (автомобиль, самолет, поезд и т.д.). А при необходимости и организует сопровождение, например, будет поддерживать связь со службой доставки в режиме реального времени. Это очень удобно: можно всегда проконтролировать и посмотреть, где находится перевозимый груз и как скоро он прибудет в место назначения.

Часто аутсорсингом ВЭД прибегают в случае поставки товаров из Европы (например, Германии, Турции) и других стран мира. В зависимости от условий сделки и пожелания клиента, можно заказать полное ведение ВЭД или передать отдельные этапы, например, только подбор поставщиков, расчет стоимости через специальный калькулятор или организацию экспортного оформления.

Основные услуги аутсорсинга ВЭД

Услуга аутсорсинга ВЭД подразумевает:

1. Логистика и транспортировка – организация международных перевозок, выбор оптимального маршрута.

Специалисты организуют международные перевозки, подбирают подходящий маршрут и вид транспорта, в зависимости от требований заказчика. Например, авиадоставка всегда стоит дороже, зато груз прибывает быстро. А вот морская доставка считается наиболее бюджетной, однако не все товары можно перевозить кораблем. В основном компании-заказчики предпочитают автомобильный транспорт: это удобно, привычно и не особенно затратно. Более того, здесь проще всего контролировать доставку в режиме реального времени.

2. Таможенное оформление – подготовка документов, уплата пошлин, декларирование.

Самый сложный, но обязательный момент. Сотрудники аутсорсинга готовят всю необходимую документацию: декларации, инвойсы, упаковочные листы, сопроводительные бумаги, а также занимаются оплатой пошлин.

3. Сертификация и лицензирование – оформление необходимых разрешений и соответствие нормам.

Все, что привозится из других стран, должно иметь все разрешения и соответствовать законодательным нормам. За этим также следят работники на аутсорсинге ВЭД.

4. Юридическое сопровождение – проверка контрактов, соответствие требованиям международного права.

Юристы проверяют все контракты и договоры, чтобы они соответствовали требованиям международного права.

5. Валютный контроль и финансовые операции – расчеты с зарубежными партнерами, оптимизация налогообложения.

В первую очередь, конечно, следует выделить валютный контроль, а также прозрачность расчетов с поставщиками. Отдельно обрабатывается вопрос, связанный с налогообложением: все должно быть честно и своевременно.

Кому выгоден аутсорсинг ВЭД

Малый и средний бизнес, выходящий на международный рынок

Аутсорсинг ВЭД выгоден, конечно, компаниям, которые занимаются малым или средним бизнесом, выходящим на международный рынок. Обычно такие предприятия не имеют слишком много возможностей для оплаты штатных сотрудников-логистов, потому что не настолько раскручены и богаты. У них ограниченный бюджет, следовательно, руководству проще нанять сторонних специалистов.

Крупные компании, стремящиеся сократить издержки на ВЭД

При этом нельзя сказать, что аутсорсингом ВЭД не пользуются крупные корпорации. Среди них немало тех, которые стараются сократить издержки на внешнеэкономическую деятельность. Поэтому они тоже выбирают аутсорсинг: это и быстрее, и дешевле, и можно не сомневаться в профессионализме людей.

Организации, не имеющие собственного ВЭД-отдела

Еще аутсорсинг выгоден тем организациям, которые не имеют регулярных объемов ВЭД. Они не занимаются данной деятельностью на постоянной основе, а оформляют доставки товаров лишь периодически. При таком раскладе им невыгодно держать в штате соответствующих специалистов в силу нецелесообразности. А нанять удаленных работников можно в любой момент, по мере необходимости.

Компании, желающие минимизировать таможенные и логистические риски

Аутсорсинг ВЭД выгоден организациям, которые нуждаются в узких специалистах. Например, при оформлении таможенных документов и решения вопросов с международной логистикой требуются эксперты со специфическими знаниями. Компании нужно не просто регулярно анализировать ситуацию на рынке, но и иметь максимально глубокое понимание международного рынка и законодательных требований, связанных с ним. В такой ситуации действительно непросто найти сотрудника, который мог бы ответить на все интересующие вопросы. Зато аутсорсинг – это гарантия качественной работы: специалист предоставит подробную картину и объяснит все нюансы.

На территории Российской Федерации аутсорсинг ВЭД используют как крупные, так и небольшие компании. Они используют такую схему работы, чтобы сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах, не тратя дополнительные средства и ресурсы на содержание собственного ВЭД-отдела.

Потенциальные риски и недостатки аутсорсинга ВЭД

Возможные сложности в контроле работы подрядчика

Как и у любого явления, здесь могут быть отрицательные стороны. Например, даже если всеми вопросами занимаются профессионалы, они не могут гарантировать, что заключение договора пройдет идеально. Например, подрядчик далеко не всегда готов к тому, что его будут контролировать. Или появятся иные сложности при взаимодействии. Да, риски, конечно, минимизированы, но не исключены полностью. И от недобросовестного поставщика, к сожалению, никто не застрахован.

Другие минусы:

1. Полная зависимость от внешнего партнера.

Зависимость от сотрудника аутсорсинга: он отвечает практически за все, из-за чего клиент не способен лично все проконтролировать. Это подходит не всем предпринимателям, особенно тем, которые изначально привыкли отслеживать любые действия своих подчиненных, требовать отчета и вообще вмешиваться в их работу. В случае с аутсорсингом заказчик невольно оказывается в зависимом положении.

2. Выбор ненадежного аутсорсера.

Да, в таком вопросе необходимо искать только проверенные компании, консультироваться со знающими людьми. Но, как и в случае с поставщиками, невозможно предсказать и предусмотреть все. И если удаленный работник окажется не таким уж и профессионалом своего дела или отнесется к работе халатно, то это станет проблемой прежде всего для клиента. Он потеряет как деньги, так и хорошую репутацию.

Как выбрать надежного партнера для аутсорсинга ВЭД

Проверка опыта и репутации компании

Прежде всего, следует обратить внимание на компанию в целом, например, поинтересоваться мнением других заказчиков, почитать и изучить отзывы. Если среди них одни положительные, не стоит сразу же соглашаться на сотрудничество. Как правило, это может свидетельствовать о том, что сотрудники самолично мониторят отзывы и подчищают их. Также стоит посмотреть на то, как именно отзывы написаны. Если все безупречно грамотные и словно под копирку, то они, скорее всего, заказные или же написанные собственноручно работниками организации. В идеальном варианте должны быть и положительные, и отрицательные отзывы, только последних – минимум.

Другие моменты:

• наличие лицензии на осуществление аутсорсинга и всех необходимых аккредитаций;
• индивидуальный подход к каждому клиенту;
• будет плюсом, если у компании есть собственный офис, куда можно прийти и получить предварительные расчеты по услуге;
• гибкость в предоставлении услуг. Специалисты не должны работать строго по шаблону, а должны ориентироваться на конкретного заказчика, его пожелания и вести свою работу, исходя из его предпочтений;
• понятные условия сотрудничества. Особенно это касается оплаты услуг: она должна быть прозрачной, без переплат, скрытых комиссий и прочего.

Критерии успешного выбора подрядчика для аутсорсинга ВЭД

Помимо всего прочего надо ознакомиться:

1. С перечнем оказываемых услуг.

Должен быть полный пакет (в него входит также поиск зарубежных поставщиков, их проверка на юридическую чистоту, заключение договора, сертификация продукции, транспортировка, сертификация). Если же компания предлагает только юридическое сопровождение или работу с таможней, то она, скорее всего, не совсем надежная.

2. С опытом работы.

Необходимо удостовериться, как долго компания работает на рынке, есть ли у нее стабильные деловые связи с партнерами из других стран. Важны также успешные кейсы (они обязательно размещаются на сайте компании), примеры выполненных работ. В целом важно, чтобы имя компании было на слуху.

3. С географическими направлениями в работе.

Есть аутсорсеры, которые специализируются на определенных странах, например, на Китае. Это указывает на то, что здесь работают настоящие профессионалы: они глубоко понимают специфику взаимодействия с китайскими производителями, умеют с ними договариваться, составлять договоры на разных языках. Помимо этого, у них есть проверенные каналы поставок.

Иными словами, речь идет о профессиональных юристах: такие люди всегда отличаются гибкостью ума и оперативной реакцией на перемены в законодательных и нормативно-правовых актах.

Рекомендации для компаний при аутсорсинге внешнеэкономической деятельности (ВЭД)

Прежде чем прибегать к услугам сторонних специалистов и заключать с ними договор о сотрудничестве, необходимо тщательно проанализировать свою деятельность. Ведь организации бывают разными, и торговля с другими странами у всех осуществляется строго индивидуально. Одним учреждениям услуги аутсорсинга ВЭД под ключ требуются на постоянной основе, а другим лишь периодически. Важную роль играет и объем: кто-то предпочитает полный аутсорсинг, а кому-то достаточно частичного. От этого зависит и выбор компании-аутсорсера, и стоимость оказываемых услуг, и все остальное.

Важные моменты:

1. Выбор подрядчика.

У него должна быть хорошая репутация, достаточно солидный срок работы на рынке, грамотные специалисты, а самое главное, это лицензии и страховки. Если компания работает без соответствующей документации, то с ней не стоит сотрудничать.

2. Согласование условий договора.

В идеальном варианте все должно быть составлено понятно и прозрачно: права и обязанности сторон, ответственность, действие в случае форс-мажорных обстоятельств и многое другое. Нельзя, чтобы документ был составлен лишь общими фразами: это неграмотно с точки зрения юриспруденции и может оставлять возможность для двойного толкования. По этой причине не стоит подписывать договор сразу же, стоит попросить о небольшой отсрочке. Если есть сомнения, нужно показать бумаги проверенному юристу, чтобы тот все посмотрел и проконсультировал. В противном случае компания может составить документы так, что к ней не будет никаких претензий в случае срыва сроков или поставок. Тут надо быть очень внимательным и осторожным.

Лучше всего на аутсорсинг передавать работу со следующими участками:

• организация и проведение переговоров с контрагентами;
• поиск надежных поставщиков;
• подготовка внешнеторгового контракта;
• оформление документов, связанных с таможней;
• логистические моменты (перевозки);
• проведение финансовых операций и бухгалтерский учет.

Впрочем, если руководитель компании разбирается в каких-то вопросах хорошо или же у него есть надежные сотрудники, то он часть обязанностей поручает им. Аутсорсерам же остается самое сложное: как правило, это вопросы, связанные с таможней и соответствующими документами, валютным контролем и логистикой. Они организуют доставку, согласуют сроки, помогают с выбором транспорта, при необходимости отслеживают местонахождение груза. Обо всем этом они подробно отчитываются заказчику.

Также не все могут держать у себя в штате специалистов-логистов на зарплате, особенно если учреждение не сотрудничает с зарубежными партнерами на постоянной основе. И тогда на помощь приходят аутсорсеры – удаленные специалисты широкого профиля. Здесь есть и юристы, и логисты, и бухгалтеры, и экономисты, и финансовые аналитики, и даже узкопрофильные эксперты. Главной причиной, по которой многие компании прибегают к аутсорсингу внешнеэкономической деятельности, является экономия бюджета и возможность получать максимально достоверную информацию о ситуации на международном рынке.

Наша компания GWALL уже более 10 лет занимается логистикой из Китая и предлагает вам воспользоваться комплексной услугой «Аутсорсинг ВЭД “под ключ”», которая включает в себя:

1. Консультацию наших специалистов по выбору оптимального логистического маршрута от склада в Китае до любого населенного пункта в России.
2. Выбор способа доставки груза (авиа, авто, морская или железнодорожная транспортировка).
3. Оформление всех необходимых документов и разрешений на транспортировку и прохождение таможни.
4. Предоставление документов для юридических лиц.
5. Погрузку и разгрузку товаров.
6. Страхование грузов.
7. Контроль за перемещением грузов на каждом этапе транспортировки.
8. Связь с личным менеджером 24/7.
9. Мы строго следуем политике конфиденциальности при обработке ваших заказов, а также поможем рассчитать предварительный расчет по услуге.

Обращаясь к нам, вы можете быть уверены в высоком качестве логистических услуг, внимании к деталям и соблюдении политики конфиденциальности заказа, что делает процесс доставки максимально удобным, надежным и безопасным.

Для актуального расчета стоимости доставки и получения более подробной информации о заказе и доставке товаров из Китая оставьте свою заявку на сайте или позвоните по телефону: 8(800)775-21-38. Также ознакомиться с актуальной информацией о работе с Китаем можно в разделе “БЛОГ” на сайте нашей компании.