Китайские инвойсы: Что нужно знать?

Китайские инвойсы: Что нужно знать?

Инвойс и пакинг-лист являются основными сопроводительными документами при транспортировке грузов из Китая в Россию. Любая неточность или погрешность в оформлении этих документов может негативно сказаться на репутации организации. Это и цифровые ошибки, и путаница в датах отправки и получения, и неправильные реквизиты продавца, и многое другое. Все это провоцирует отказ в перевозке, задержку груза и другие неприятности, которые способствуют серьезным убыткам.

В целом инвойс и пакинг-лист очень похожи, но определенные различия все же имеются. О них мы и расскажем в нашей статье.

Что такое пакинг-лист

Этот документ является в каком-то смысле слова сертификацией перевозимых товаров. Он отвечает за гарантию качества и содержит массу важной информации по грузу.

Что касается формы заполнение пакинг-листа, то она произвольная. Каких-то специальных требований нет, поэтому каждый владелец бизнеса выбирает для себя подходящий вариант. Если говорить о китайских продавцах, то они, как правило, отправляют электронный вариант упаковочного листа. Делается это для дополнительного контроля, чтобы груз точно прошел таможню и нигде не задержался.

Какую информацию содержит пакинг-лист

Здесь следует выделить несколько важных пунктов:

• номер и дата документа;
• контакты покупателя и продавца (или грузополучателя и грузоотправителя, в зависимости от ситуации);
• подробный маршрут, по которому будет следовать товар;
• данные о заказе (контракте). Сюда входит дата и номер;
• подробное описание вложений (перечень). Желательно написать обо всем максимально подробно: какая продукция перевозится, как она называется и так далее;
• вид и номер упаковки;
• точное количество всех единиц товара, которые перевозятся.

Отдельно следует отметить описание веса перевозимых грузов. Например, необходимо указать массу нетто (в упаковке) и брутто (без нее). Далее указывается общий вес и объем, а также размеры.

Определение и функции пакинг-листа

К ним можно отнести:

• получение подробной информации о содержании груза. При этом его не нужно вскрывать, что очень удобно;
• помощь в сортировке товаров. Причем это актуально на всех этапах транспортировки грузов;
• необходимость при прохождении таможни. Без упаковочного листа груз попросту не пройдет через границу.

Если грузоперевозка осуществляется внутри страны, то оформлять packing list необязательно. Но в некоторых случаях это все-таки делают, например, если перевозится большое количество товаров. Так будет проще прежде всего сортировщикам и получателям: они будут четко видеть, что и где находится.

Пример пакинг-листа

Оформляется он следующим образом:

1. Наименование данного документа и полное название организации, которая отправляет груз.

Все это пишется в самом верху посередине документа.

2. Название компании, которая получает товар.

Также обязательно указывается адрес доставки (обычно это какой-нибудь склад или иное место, где должны принять перевозку).

3. Таблица с параметрами груза.

Тут подробно описывается все: и количество товаров, и их вес, и род упаковки, и единицы измерения. Но самое главное – это название перевозимых ценностей.

4. Вес нетто и брутто.

Это пишется в самом конце упаковочного листа. Первое – это масса товара без упаковки, а второе – вес товара с упаковкой.

Что такое инвойс

Инвойс – это документ, содержание которого отражает сделку между покупателем и продавцом. При помощи инвойса в Китае можно удостоверить отгрузку товара (подрядчиком для заказчика). Также в нем отражена общая стоимость груза и остальная номенклатура.

Основная информация, содержащаяся в инвойсе

Следует выделить важные пункты документации:

• дата оформления и номер;
• реквизиты продавца и покупателя (в том числе и идентификационные номера налогоплательщиков);
• адреса отправителя и получателя со всеми необходимыми уточнениями. То есть нужно указать тот адрес, на котором покупатель будет принимать груз;
• наименования организаций грузоотправителя и грузополучателя;
• подробное описание всех товаров, которые отправляются. То есть нужно четко написать, сколько продуктов отправлено, цена за единицу, точное название, общий объем;
• условия поставки и оплаты. Здесь необходимо делать основной акцент на контракт: именно в нем описаны все подробности. Необходимо, чтобы все совпадало с договором сделки;
• код товарной номенклатуры;
• номер и дата контракта. Можно сделать ссылку на него.

Основная роль инвойса

Инвойс помогает соотнести перевозимые изделия с конкретной партией и определить целостность грузов. И самое главное, это экономия времени, потраченного на логистику, ведь с инвойсом оно тратится значительно меньше от момента отправки груза до его получения.

Как правильно заполнить инвойс

Для корректного заполнения инвойса вам необходимо указать:

• полное наименование компании отправителя, включая юридический адрес и контактные данные;
• дату выставления инвойса и его уникальный номер для возможности дальнейшего отслеживания;
• полное наименование получателя (имя или наименование компании), адрес и контактные данные;
• полное описание каждого товара, включая цену за 1 единицу и полную стоимость груза, также укажите все налоги и скидки, если таковые имеются;
• условия оплаты за товар: срок, способ и реквизиты оплаты;
• всю дополнительную информацию о товаре, например, сроки поставки, страхование груза, любые другие условия сделки.

После заполнения, инвойс необходимо проверить и подписать.

Различия между пакинг-листом и инвойсом

На первый взгляд эти два документа практически ничем не отличаются. Но на самом деле разница все же есть: в инвойсе в обязательном порядке указывается стоимость всех перевозимых товаров. Помимо этого, инвойс ­– это сопроводительный документ, который заполняется в строгом соответствии с правилами.

Что касается упаковочного листа, то в нем должна быть представлена информация по размерам и местам грузов. Также этот документ заполняется в произвольном порядке: к нему не предъявляются чрезмерно строгие требования. Обычно все происходит так: поставщик заполняет пакинг-лист в электронном виде и предоставляет его заказчику, то есть грузополучателю.

Как правильно составить пакинг-лист и инвойс

Пошаговая инструкция по заполнению пакинг-листа

Для составления упаковочного листа нужно следовать определенным правилам:

1. Использовать листы стандартного формата (А4).

Если писать на бумаге меньшего объема, то в документе будет сложно разобраться. А большой формат проблематичен из-за своих размеров. В частности, он может попросту не поместиться на поверхности груза.

2. Все данные о компании-отправителе и компании-получателе необходимо указывать в самом начале сопроводительного документа.

Делается это прежде всего для удобства: во время проверки сразу можно определить, кто является продавцом, а кто покупателем.

3. Цена на перевозимые товары в пакинг-листе не отмечается.

Делается это из соображений безопасности, потому что товар всегда находится на виду, а стоимость вполне может быть коммерческой тайной. Иными словами, это очень рискованно, поскольку об этом могут каким-то образом узнать конкуренты или мошенники. И тогда никто не может гарантировать дальнейшую безопасность перевозимого груза.

4. Что касается адресов, то обязательны только данные получателя.

Отправитель может не писать свой адрес: для маршрута это не так и важно.

5. При написании надо быть аккуратным, почерк должен быть разборчивым и понятным.

При составлении пакинг-листа недопустимы исправления, помарки и другие вещи. Если все же такое произошло, лучше переписать упаковочный лист заново. Любое зачеркивание автоматически создает повод для подозрения: при перевозке вполне могут задержать груз до выяснения всех обстоятельств. А это лишние убытки для компании продавца.

6. Документ непременно визируется подписью отправителя.

В противном случае он считается недействительным. Подписать может не только руководитель компании, но и любые лица, имеющие соответствующие полномочия. Например, это могут быть заместители или начальник отдела продаж. Желательно также использовать печать, хотя, конечно, она есть не во всех организациях. В маленьких фирмах обычно ограничиваются только подписью.

Пошаговая инструкция по заполнению инвойса

• номер и дата составления документации;
• информация об экспортере и импортере (то есть продавце и покупателе). Указывается страна, наименование и реквизиты компании, фамилия, имя и отчество руководителя;
• подробное описание груза. Здесь важно указать количество товаров и написать о каждой из позиций;
• общая сумма сделки. Для этого используется валюта импортера: это могут быть рубли, доллары, евро, юани и так далее;
• реквизиты банковского счета с указанием срока оплаты доставки;
• печать компании и подпись экспортера.

Если речь идет о продаже товаров, то обязательно указывать в инвойсе номер накладной.

Использование пакинг-листа и инвойса в международной торговле

Пакинг-лист и инвойс на таможне

Перевозка груза через таможню – это очень серьезное дело. Разумеется, контракт между продавцом и покупателем – это весомый аргумент и в случае возникновения проблем он сможет помочь. Однако лучше всего подойти к оформлению документации со всей ответственностью, а не брать первые же попавшиеся интернет-шаблоны. Особенно это актуально для китайских поставщиков: там нужно описывать все максимально подробно и тщательно. В противном случае какие-то условия попросту не будут выполнены.

То же самое касается и описания перевозимых товаров. Нужно указать все: и размер, и вес, и количество, и цветовую гамму, и дизайн, и состав изделия, и процент брака (какая-то определенная цифра допускается). Также стоит упомянуть и условия, связанные с возникновением форс-мажора.

Как документы помогают ускорить прохождение таможенных процедур

Для прохождения таможенного контроля в России понадобятся три документа:

• инвойс;
• пакинг-лист;
• контракт между продавцом и покупателем.

Также таможенники запрашивают документацию, связанную с транспортировкой. Обычно такие бумаги готовит перевозчик, причем нельзя сказать, что они всегда одинаковые. Все зависит от способа перевозки. Например, при доставке самолетом потребуется авианакладная. Если это автоперевозка (фурой), то товарно-транспортная накладная (международного образца). В случаях перевозки на корабле нужен коносамент.

Помимо этого, груз в обязательном порядке нужно задекларировать. Иными словами, надо получить разрешение на выпуск товаров.

В целом, прохождение таможенного оформления не должно составлять более 4 месяцев. В противном случае с грузом могут возникнуть проблемы. Например, его задержат, что негативно скажется на репутации компании-грузоотправителя. А импортера и вовсе могут оштрафовать.

Что нужно оплатить в ходе декларирования

Импортер должен обратить внимание на следующие платежи:

• сбор за услуги таможни. Здесь все понятно: чем больше груз, тем, соответственно, больше придется заплатить;
• пошлина за ввоз;
• акцизы. Оплачиваются только в случае перевозки определенных товаров: алкоголя, табачных изделий, а также автомобилей;
• НДС за ввоз. Обычно ставка не превышает 20%, но в некоторых ситуациях может быть и вовсе нулевой.

Помимо этого, могут понадобиться сертификаты соответствия, лицензии и другие разрешительные документы. Опять-таки все зависит от вида продукции, которую нужно перевезти.

Использование документов в логистике

Пакинг-листы и инвойсы применяются в логистике практически всегда. Это касается даже тех грузоперевозок, которые осуществляются внутри России, но на дальние расстояния. Если говорить простыми словами, то инвойс в логистике – это счет, который выставляется покупателю (импортеру) продавцом (экспортером). При этом наличие данного сопроводительного документа указывает на необходимость прохождения таможенного контроля.

Что касается упаковочного листа, то с ним дело обстоит еще проще. Самое главное заключается в том, что для его составления не потребуется никаких дополнительных бланков. По сути, документ составляется в произвольной форме: текстовый блок, таблица или совокупность первого и второго. Главное, чтобы во время проверки все было четко видно и понятно: подробные описания, правильные реквизиты отправителя и получателя. Если груз большой, то в пакинг-листе разрешено группировать сведения по категориям – для удобства.

Экспортер должен непременно подготовить сопроводительную документацию для товаров, которые пересекают государственную границу. Если же перевозка осуществляется только по России, то достаточно обычных транспортных накладных, сертификатов качества перевозимой продукции, счетов-фактур. С инвойсом же не все так просто: его проверяют особенно тщательно. В первую очередь это касается наличия следующих пунктов:

1. Описание каждой позиции товаров.

Тут должны быть и характеристики, и стоимость отдельной упаковки, и наименование каждой единицы. И все достаточно подробно, чтобы была учтена любая мелочь.

2. Сведения об участниках сделки.

То есть о продавце и покупателе. Нужно указать и регистрационные данные, и персональные. Все это непременно проверяется.

3. Условия заключения сделки.

Тут может быть много нюансов, поэтому данный пункт обычно заполняют специалисты. Например, надо подробно описать порядок заключения договора между контрагентами: на какой срок, что должны выполнять стороны и так далее.

По сути, инвойс в логистике отличается от упаковочного листа лишь максимально подробной и полной информацией о перевозимых грузах. А если речь идет о международной перевозке, то таможенники обязаны убедиться в безопасности грузоперевозки.

Пакинг-лист в логистике играет важную роль не только как документ с описанием. Например, с его помощью легко проконтролировать сохранность перевозимого груза, чтобы по пути ничего не потерялось или не было отправлено другому адресату. Информация на листе отражена таким образом, что позволяет быстро проверить наличие груза, его количество и другие важные характеристики. Удобство заключается в том, что ничего не нужно распаковывать или перепроверять. Все уже профессионально упаковано и промаркировано, а также указана вся нужная информация.

Заключение

Сопроводительная документация для международных перевозок играет очень важную роль. И помимо контракта, заключенного между продавцом (экспортером и грузоотправителем) и покупателем (импортером, грузополучателем), непременно нужны пакинг-лист и инвойс.

Эти документы не просто являются непременным атрибутом перевозки, без которого груз попросту не пропустят через границу. Это очень удобная вещь прежде всего для сортировщиков и компаний-импортеров. Они спокойно получают товары, будучи уверенными в их качестве и количестве, ведь на упаковочных листах все написано. Не нужно ничего перепроверять, подсчитывать и так далее.

Из вышесказанного видно, что ни одна грузоперевозка не обходится без инвойсов и пакинг-листов. Они могут составляться в произвольном порядке (как от руки, так и в электронном виде), в виде текста или таблиц. Да, к инвойсу предъявляется больше требований, особенно в плане оформления (есть обязательные пункты).

Составить эту документацию может как сам руководитель компании-отправителя, так и работник логистической компании. Как правило, проверенные и надежные организации отдают предпочтение именно специалистам-логистам, поскольку те настоящие профессионалы своего дела. И уж точно не допустят ошибок, из-за которых доставка груза может быть задержана или даже отменена.