Введение
Краткое объяснение важности корректного обращения в деловой переписке с китайскими партнерами
При общении с партнерами из Китая самое главное – это проникнуться особенностями делового этикета этой страны. Да, на первый взгляд он может показаться огромным сводом строгих правил, но на деле разобраться с ним легко. Во всяком случае, нормы китайского этикета уж точно не сложнее европейских.
Обращение в деловой переписке с китайскими партнерами должно быть максимально корректным, ведь так вы демонстрируете свое уважение к компании и своему собеседнику в целом. Не забывайте при общении указывать все необходимые титулы, должности и фамилии, для китайцев это крайне важно. Если вы будете знать все нюансы деловой переписки, то сможете заранее заложить фундамент успешного сотрудничества и создадите позитивное впечатление о себе, как о партнере.
Культурные особенности, влияющие на деловое общение
Здесь следует понимать, что некоторые из китайских правил, безусловно, жесткие, порой даже очень. Но тут есть и положительный момент: по-настоящему строгих норм не так и много. Большая часть ушла в прошлое, оставив лишь немногочисленные традиции, например, почтительное отношение к старшим. В Китае это распространяется не только на нормы морали, но и на деловой этикет.
Вообще соблюдение иерархии – это основной принцип жителей Китая. В любом обществе существует не просто определенная традиция, а целая четкая система взаимоотношений от старших к младшим .
Знание и уважение к китайской культуре
Значение вежливости и уважения в китайской культуре
Чтобы наладить деловое общение с представителями китайской культуры и проявить свое уважение, следует запомнить два простых правила:
1. Быть пунктуальными.
Сами китайцы никогда не опаздывают, поскольку это считается крайне дурным тоном и неуважением к человеку. Объективные причины (например, дорожные заторы) не считаются уважительными. Именно поэтому у жителей КНР есть привычка: они всегда заранее планируют свое время, раньше выходят из дома и так далее. Это касается даже обычных встреч с друзьями, знакомыми, родственниками. А если речь идет о деловых взаимоотношениях, то здесь опаздывать тем более недопустимо.
2. Глава делегации – это негласный лидер.
Только он начинает вести переговоры и заканчивает их. Только он предоставляет слово остальным: никто не начинает говорить самостоятельно. Также во время встречи именно глава идет впереди, а не его сопровождающие. Не говоря уже о том, что его недопустимо перебивать. Китайцы попросту не смогут понять и принять тот факт, что все члены делегации начнут спорить друг с другом, выяснять отношения и так далее. Они сразу же решат, что с такими людьми точно не стоит иметь дела.
Важность изучения базовых аспектов китайского делового этикета
Мы уже затронули один из базовых аспектов китайского делового этикета – это безукоризненное уважение к старшим по возрасту.
Особенности обмена визитками:
- вручать и принимать не одной рукой, а обеими;
- разрешено убрать визитку в карман или в портфель, но только в ее первоначальном виде. Недопустимо ее складывать вдвое. Некоторые бизнес-партнеры располагают врученные им карточки перед собой на столе на время переговоров или делового обеда. Обычно делается это для того, чтобы всегда видеть перед собой должность и фамилию собеседника. Это исключит любые ошибки в обращении;
- на визитках можно делать пометки или записи. Например, дату рождения собеседника, важные сведения о его хобби и многое другое.
Что касается вручения собственной визитки, то здесь тоже есть несколько правил. Желательно, чтобы вся размещенная на ней информация была на китайском языке: бизнес-партнеру будет приятно, что к нему проявили особое уважение. Хотя, безусловно, если данные будут написаны на английском, это не противоречит деловому этикету. Это международный язык, следовательно, ни одна, ни вторая стороны никаких правил не нарушают.
Впрочем, серьезные люди подходят к оформлению своих визиток максимально ответственно. Они делают их следующим образом: на одной стороне размещают информацию на китайском языке, а на другой – на английском или же предоставляют две визитки.
Выбор правильного обращения
Использование титулов и фамилий: когда и как правильно использовать
В каждой стране есть свои нюансы, однако деловой этикет в этом плане достаточно простой и понятный. В Китае принято обращаться к человеку, называя его должность и фамилию. Это считается универсальным вариантом, который подойдет абсолютно всем и всегда.
Что касается обращения по имени, то это признак достаточно близких отношений. Например, так могут общаться давние деловые партнеры, которые встречались много раз, провели множество сделок и в целом доверяют друг другу. Как правило, инициатива должна исходить именно от китайского представителя: он может предложить своему визави обращаться к нему по имени. Самолично же так делать не стоит – это очень напоминает фамильярность. А подобное поведение в КНР порицаемо.
Примеры неправильного обращения и их последствия
Самый яркий пример неправильного обращения к партнерам из Китая в переписке – это использование имени вместо фамилии с титулом, например «господин Чао» вместо «господин Чао Ван».
Также приготовьтесь забыть на время прямое слово «нет». Вместо жесткого отрицания научитесь более дипломатичному ответу, например, «мы обязательно рассмотрим это предложение».
Еще один важный момент – избегайте любых телесных контактов.
Подобные ошибки могут быть расценены китайскими партнерами как неуважение к их культуре и формальным нормам общения. Это может повлечь за собой даже отказ в сотрудничестве.
Структура делового письма
Поскольку проводить личные встречи с бизнес-партнерами из Китая не всегда возможно, то в основном деловое общение идет через переписку. Конечно, электронная почта существенно упрощает это: здесь допустимы некоторые послабления, в отличие от личного или телефонного разговора. Однако и тут есть свои нюансы.
Начало письма: приветствия и формулы вежливости
Здесь нужно правильно обратиться к человеку с упоминанием должности. Если это переписка с преподавателем или научным сотрудником, то необходимо упомянуть и его ученую степень.
Считается, что именно по деловой переписке, вернее, по ее началу можно понять, в каких отношениях находятся собеседники. Если обращение универсальное и слегка отстраненное, то это говорит или о начале сотрудничества, или о достаточно прохладных взаимоотношениях. А если адресат обращается по имени, то это, соответственно, свидетельствует о некой близости и доверительном контакте. Здесь даже допустимо употребить слово "дорогой" вместо классического "уважаемый".
Основная часть: четкость и краткость изложения
Основная часть письма должна быть прописана ясно, четко и строго по делу. Никаких лирических отступлений, повторений и прочего: китайцы не воспринимают подобные излияния и душевные порывы. Они обращают внимание только на факты, а не на эмоции.
Завершение письма: выражение надежды на сотрудничество и благодарности
Тут необходимо написать так, чтобы собеседник понял: от него ожидают ответной реплики или же просто изъявляют надежду на дальнейшее успешное сотрудничество.
Здесь подойдут слова выражения глубокой благодарности, уважения, при необходимости – просьба понять и простить (например, если не удалось выполнить поручение или это было сделано с задержкой). Китайцы положительно относятся к так называемым пожеланиям и надеждам: стоит написать, например, "Желаю процветания Вашему бизнесу" или "Надеюсь как можно скорее получить ответ".
Обязательно следует поставить дату, причем писать ее надо так, как принято в Китае. Сначала указать год, затем месяц и только потом число. Вместо латинских цифр использовать арабские: они более понятные и привычные.
На что еще следует обратить внимание при деловой переписке с китайскими партнерами
Во-первых, все вопросы желательно пронумеровать и сформулировать максимально лаконично. В противном случае есть риск, что далеко не все ответы будут получены.
Во-вторых, в конце письма стоит сделать приписку «Прошу подтвердить получение этого сообщения». Это делается потому, что определенный процент электронных сообщений могут попросту затеряться и не дойти до адресата. Считается, что если в течение 10 рабочих дней партнер из Поднебесной не подтвердил, что он получил письмо, то можно отправить ему повторное.
В-третьих, если к сопроводительному письму прилагаются приложения, то их необходимо пронумеровать и кратко описать каждый документ, что в нем находится (резюме, проект, каталог), количество страниц. А также тот факт, на каком именно языке текст в том или ином файле.
Языковые нюансы
Использование китайского языка vs. английского: когда и что предпочтительнее
Понятно, что при переговорах с представителями китайской стороны часто используют услуги переводчиков. Причем это касается не только китайского языка, но и английского. Какой же лучше выбрать?
В идеальном варианте желательно действовать так: можно поздороваться и произнести несколько фраз по-китайски. Собеседнику будет очень приятно услышать родной язык, и он воспримет это как уважительное отношение к своей персоне. А дальнейший диалог вполне допустимо строить по-английски: это не противоречит этикету и вообще принято в любой стране, так как это язык международного общения.
Тон и стиль переписки
Формальный стиль общения как основа деловой переписки
На какие моменты следует обратить особое внимание:
1. Формальное обращение.
Не забывайте употреблять слово "уважаемый (ая)" и непосредственное обращение "господин" или "госпожа" с указанием фамилии. Любое деловое письмо обязательно начинается с формального приветствия. Бывают, конечно, ситуации, когда адресат не знает титула человека, которому собирается писать, а также его точной фамилии. Все это непременно нужно уточнить перед отправкой, так как в противном случае может получиться казус.
2. Только уважительный тон.
Никакой фамильярности в деловой переписке с китайскими представителями быть не должно. Они очень ценят уважительное отношение и небольшую отстраненность, даже если работают с компанией достаточно давно. Единственный нюанс, выдающий близкие и доверительные отношения – это обращение по имени. Уважительный тон должен сопровождать все письмо, а не только его начало, в котором находится обращение.
3. Отсутствие прямой критики.
Любые замечания делаются максимально корректно и деликатно, без употребления выражений, унижающих честь и достоинство человека. В китайской культуре это недопустимо, особенно когда речь идет о деловых переговорах, направленных на длительное сотрудничество. Все несогласия с партнерами должны сопровождаться мягкими пояснениями.
4. Терпение.
Следует быть готовым к тому, что китайские партнеры и поставщики задают очень много вопросов. Не нужно раздражаться, попытайтесь подробно обо всем рассказывать. Они ведь делают это не из праздного любопытства, а исключительно ради дела. Например, хотят уточнить все детали потенциального сотрудничества, связанного с перевозкой грузов для дальнейшей реализации или, наоборот, с закупками товаров из России для продажи в Китае. Словом, одним или двумя вопросами тут однозначно не отделаться, это обычный рабочий процесс. Ничего личного тут, как правило, нет.
5. Подтверждение получение письма.
Об этом уже было кратко сказано выше: переписка с Китаем может отличаться от остальных. Там могут случаться различные сбои в работе интернета или другие моменты. Обычно китайцы сами всегда подтверждают получение письма и аналогичного отношения ожидают в ответ. Более того, с человеком, который настроен подобным образом, они готовы работать на постоянной основе. Он внушает им доверие своим серьезным и деловым подходом даже к такой мелочи, как подтверждение полученного сообщения.
6. Своевременные ответы на письма и запросы.
Тут все понятно: если партнеры начинают затягивать со сроками, это сразу же выдает их как личностей несерьезных и необязательных. В Китае с этим очень строго.
7. Обязательный учет праздников и выходных дней.
Да, китайцы невероятно трудолюбивые и работают больше, чем кто бы то ни было. Но и у них есть свои торжества, например, китайский Новый год. На период новогодних каникул многие компании приостанавливают свою деятельность, чтобы дать возможность своим сотрудникам отдохнуть и набраться сил. Лучше не стоит тревожить своих восточных партнеров в эти дни, а выбрать наиболее подходящие даты.
То же самое касается и выполнения поставленных задач: если поставка товаров ожидается к праздникам, то лучше перенести ее на более поздний срок либо сделать все сильно заранее.
Практические советы
Как адаптировать шаблоны писем под китайскую культуру
Что необходимо запомнить, чтобы сотрудничество с партнерами из Китая было полезным, выгодным и приятным?
Во-первых, писать и говорить строго по делу. Причастные и деепричастные обороты воспринимаются китайцами очень тяжело. Достаточно написать: "Присылаю Вам документы по работе. В первом файле приложение на 11 листов на английском языке, во втором – 7 на китайском". Письмо будет прочитано и понято правильно, без каких-то дополнительных уточнений.
Во-вторых, чаще употреблять активный залог. То есть "Я сегодня отправил Вам реквизиты компании" вместо "Реквизиты мною сегодня отправлены".
В-третьих, лучше использовать много коротких предложений, нежели одно длинное.
Тема письма должна быть одной, от нее не нужно уклоняться или переводить разговор. Если речь идет о поставке товаров в определенный срок, то его надо назвать как можно корректнее и точнее. Не писать "Через несколько дней", а уточнить: "Ожидайте доставку через 5-6 дней". Это выглядит более серьезно и по-деловому.
Если же запланирована личная встреча с китайскими партнерами, то тут есть дополнительные нюансы:
- не спорить со старшими по должности и возрасту. В Китае это воспринимается как грубейшее нарушение этикета и традиций;
- не сообщать партнерам о дате отъезда. В этом есть свой резон: если китайцы будут знать, когда их партнер уезжает, они могут до последнего дня откладывать принятие решений;
- не отказываться от приглашения на обед. Это тоже нарушение этикета, которое может быть истолковано как неуважительный жест;
- желательно строить деловые отношения через посредников, а не напрямую. Впрочем, это зависит от специфики деятельности, которой занимаются российская и китайская компании.
Некоторые моменты действительно лучше обсуждать лично, не вовлекая в них посторонних.
Заключение
Из вышесказанного видно, что соблюдение деловой этики в общении с китайскими бизнес-партнерами – это очень важно. Да, на первый взгляд может показаться, что здесь все слишком сложно и завуалированно. Но это только кажется: как правило, после первого же разговора с представителями КНР предприниматель из России прекрасно ко всему адаптируется. К тому же сотрудничество КНР и РФ достаточно тесное и прочное: это касается как торговых связей, так и других бизнес-взаимоотношений. А если в основном предстоит общаться по электронной почте, то никаких затруднений в принципе не возникнет.
Главное – это уважительное и слегка отстраненное общение, без фамильярностей и прочего. В таком случае деловое сотрудничество сложится быстро и надолго.
