Что такое упаковочный лист, зачем он нужен, и как его оформить

Определение

Одним из важнейших документов, который сопровождает груз, является упаковочный лист (Packing List). В нем содержится максимально подробная информация о том, какой именно груз перевозится, его вес, размер, количество и другие параметры. Документ играет важную роль как для отправителя, так и для получателя товара. Этот документ используется в логистике, внешнеэкономической деятельности, а также на этапе таможенного оформления.

Составлять его должен профессионал, потому что требуется учитывать много нюансов. Для этого представители компании-заказчика часто нанимают таможенных брокеров или же пользуются услугами товароведов, экономистов или других специалистов.

Для чего нужен упаковочный лист?

Во-первых, для контроля содержания груза. Благодаря документу можно убедиться в том, что все товары упакованы правильно, в нужном количестве.

Во-вторых, для отслеживания груза. По упаковочному листу можно легко проследить за тем, где именно находится заказ, месте его хранения, когда он будет доставлен, на каком этапе он находится сейчас и т.д. Это повышает лояльность клиентов к компании-перевозчику.

В-третьих, для проверки груза при его получении. На самом деле даже нет необходимости вскрывать упаковку: достаточно просто посмотреть на документацию и просмотреть нужные позиции среди товарных единиц.

И, наконец, упаковочные листы необходимы для возврата товара, если тот по каким-то причинам не подошел. Если заказчик оформляет возврат, то именно этот документ поможет ему определить тип товара, его стоимость и другие параметры.

Что касается внутренних перевозок (по России), то здесь уже на усмотрение компании. С точки зрения законодательства оформлять УЛ не нужно, но зачастую политика самого перевозчика предусматривает его наличие.

Чем упаковочный лист отличается от остальных транспортных документов?

Если пакинг-лист сравнивать с инвойсом (счетом-фактурой), то здесь разница очевидна. В упаковочном листе нет сведений о том, сколько стоит товар: он предназначен для информации о товаре в целом. А в инвойсе это указано.

Таможенная декларация, в отличие от упаковочного листа содержит информацию о ввозимых товарах. Также она прикрепляется непосредственно к посылке, а УЛ вкладывается внутрь.

Что касается накладной, то в ней, как правило, довольно большой список товаров. Но при этом сведений о них нет: просто перечисление с указанием количества. В упаковочном листе данные более развернутые.

Основные разделы упаковочного листа

К ним относятся:

1. Реквизиты.

   Это данные получателя (покупателя) и отправителя (продавца), адреса, полные наименования компаний и их контакты.

2. Информация о заказе.

   Здесь описаны условия поставки, идентификационные номера, сроки отправки и получения.

3. Данные о грузе.

   Указывается размер тары, количество и вес товара, его наименование, код. При необходимости учитываются технические характеристики, а вес записывается по каждой позиции и в целом (нетто и брутто). Количество – в штуках и упаковках. Объем – на усмотрение получателя и отправителя.

4. Тип упаковки.

   Это может быть коробка, пакет, ящик и т.д. В обязательном порядке указывается материал, из которого упаковка изготовлена.

5. Особенности груза.

   Информация о том, является ли груз хрупким, требует ли особого внимания и температурного режима. Например, некоторые вещи следует транспортировать только при определенных погодных условиях (отсутствие высокой влажности, прямых солнечных лучей).

6. Условия перевозки.

   В упаковочном листе можно найти правила транспортировки грузов.

Теперь разберем упаковочный лист более подробно.

Шапка упаковочного листа (Packing List)

1. Название документа.
2. Номер документа.
   • уникальный номер упаковочного листа.
3. Дата составления.
   • указывается дата оформления документа.
4. Номер счета-фактуры (инвойса).
   • привязка к коммерческому инвойсу.
5. Информация об отправителе (Shipper / Exporter).
   • название компании;
   • юридический/фактический адрес;
   • контактное лицо и телефон/email.
6. Информация о получателе (Consignee).
   • название получающей компании или физического лица;
   • адрес доставки;
   • контактные данные.
7. Информация о перевозчике (Carrier) – при необходимости.
   • указывается транспортная компания, если она известна на момент оформления.
8. Место отгрузки и место назначения (Place of Departure / Destination).

Описание груза в упаковочном листе

1. Наименование товара.
   • полное и точное название каждой позиции (можно указать на русском и английском языках).
2. Артикул / код товара.
   • внутренний код, артикул или SKU для идентификации.
3. Описание / характеристики товара – если необходимо.
   • модель, цвет, материал, технические параметры и т.д.
4. Количество единиц товара.
   • число штук, упаковок, пар и др.
5. Тип упаковки.
6. Количество упаковок / мест.
   • сколько единиц упаковки в партии (например, 3 паллеты).
7. Вес нетто (Net Weight).
   • вес самого товара без упаковки, в кг.
8. Вес брутто (Gross Weight).
   • вес товара с упаковкой, в кг.
9. Объем (объемный вес).
   • указывается в м³ (если требуется, особенно при авиа- и морских перевозках).
10. Размеры упаковки (габариты) – по желанию.
    • длина × ширина × высота каждой упаковки.
11. Итого по позиции.
    • промежуточный итог по каждой строке (вес, количество, объем).

Дополнительная информация

Это уже на усмотрение организации. Здесь могут быть отметки о повреждении упаковки или о наличии дефектов, инструкции по правильной распаковке и выгрузке, а также по складированию. Также в дополнительной информации указываются:

• способ упаковки. Это могут быть паллеты, контейнеры, коробки;
• габариты каждой из упаковок;
• маркировка. Они бывают разного вида, но чаще всего это отметка о хрупкости предмета или о том, что груз стеклянный;
• номера транспортных документов.

И, наконец, в упаковочном листе должны быть подписи ответственных лиц (отправителей) и печать компании. Последнее необязательно, но в основном поставщики предпочитают ее ставить.

Виды упаковочных листов

Среди них встречаются:

1. Простой (стандартный) упаковочный лист.

   Он содержит сведения о товарах: описание, количество, вес, размеры самой упаковки и способы ее защиты от внешних воздействий и механических повреждений. У такого документа нет строгой формы, его можно писать самостоятельно, ориентируясь на шаблоны одной из компаний. В основном у каждого покупателя есть собственное клише для заполнения упаковочного листа. Простой вид УЛ используется перевозчиками и логистическими компаниями для проверки груза (его целостности, соответствия указанным данным) и отслеживания.

2. Таможенный упаковочный лист.

   Он обязателен для прохождения продукции через таможню (экспорт и импорт). Здесь в принципе все то же самое, только с подробным описанием производителя, поставщика и получателя груза. К таможенному упаковочному листу требования более строгие, например, он оформляется только на специализированном бланке, и должен быть заполнен на двух языках. Это язык страны-отправителя и английский (международный). Обычно в упаковочном листе не указывается стоимость товаров. Это делается в целях безопасности, потому что документ находится в открытом доступе. Его не кладут в упаковку, следовательно, он может попасть в руки практически к любому человеку.

3. Электронный упаковочный лист.

   Создается при помощи специализированного программного обеспечения. Листы генерируются в автоматическом режиме для каждого конкретного заказа. Они поддерживают сканирование штрих-кода, и используются, как правило, в электронной коммерции. В них подробно описывается каждый товар, который входит в оптовую партию. Электронные упаковочные листы вкладываются в упаковку и являются своеобразным ориентиром для упаковщиков и получателей.

4. Детализированный упаковочный лист.

   В этом пакинг-листе подробно описывается каждая упаковка. Это касается и наименования товара, и его серийный номер, и вес (нетто и брутто), и размер упаковки, и отметки о хрупкости груза. Такой лист необходим для того, чтобы не запутаться в логистических тонкостях. Также он помогает быстро пройти таможенный контроль. Иногда бывает самостоятельным, но в некоторых случаях служит в качестве приложения к инвойсу.

5. Коммерческий упаковочный лист.

   Это товаросопроводительный документ, который является дополнительным. Может использоваться как во внутренней логистике, так и при организации международных перевозок.

Образец упаковочного листа

Когда упаковочный лист обязателен?

Во-первых, конечно, при международных перевозках. Это необходимо как при экспорте, так и при импорте товаров. Пакинг-лист должен быть составлен для каждой упаковки, даже если их много. Размещать его надо таким образом, чтобы в контролирующих органах могли ознакомиться с информацией.

Во-вторых, при перевозках внутри страны, если того требует клиент или логистическая компания, сотрудничающая с поставщиком. Благодаря этому существенно упрощается работа с грузом: он быстрее идентифицируется, определяются его параметры (размеры, вес, количество). Упаковочный лист обеспечивает учет на всех этапах поставки.

Частые ошибки при составлении

Следует выделить несколько важных моментов:

1. Неверное указание количества единиц товара.

   Цифра в документе должна соответствовать числу товаров на складе.

2. Неточный вес и размеры.

   В упаковочном листе с этим все строго, поэтому при взвешивании обычно используются калиброванные весы. А для определения размеров – специализированные измерительные инструменты.

3. Отсутствие обязательных реквизитов.

   Тут тоже все строго: нужно указывать полные наименования организаций, данные о руководителях, контактную информацию. Если хотя бы где-то будет отсутствовать нужный пункт, документ будет считаться недействительным. Не говоря уже о том, что все сведения должны быть правильными и перепроверенными.

4. Плохое форматирование.

   Текст пакинг-листа должен быть четким и понятным, каждая буква и цифра – разборчивой. Поэтому необходимо использовать только единообразное форматирование.

5. Использование приблизительных измерительных инструментов.

   Это приведет к тому, что товар задержат на таможне и будут долго все перепроверять. А это не выгодно ни для отправителя, ни для получателя.

6. Отсутствие подписи и печати в конце.

   Это обязательный пункт. Да, формально печать не важна, но большинство поставщиков и покупателей, особенно давно работающих, предпочитают ее ставить.

7. Отсутствие уникальных идентификаторов пакетов.

   Надо, чтобы каждый идентификатор был особенным (не повторялся) и был прикреплен к соответствующей упаковке. Все это указывается в пакинг-листе.

8. Отсутствие дополнительных экземпляров.

   Упаковочный лист должен быть скопирован несколько раз, чтобы каждая из сторон-участников имела собственный.

9. Отсутствие кодов, информации о стране-производителе и о данных об упаковке.

   Нельзя упускать ни одну мелочь при заполнении документа.

Отдельно следует сказать о запретах при оформлении упаковочного листа:

Во-первых, на нем не должна быть отражена никакая информация о стоимости. Это коммерческая тайна, которая может в результате халатности попасть в чужие руки. Следует помнить, что документ находится не внутри, а снаружи, следовательно, к нему могут иметь доступ совершенно посторонние люди.

Во-вторых, недопустимы никакие исправления, помарки и прочее. Это касается не только напечатанного текста, но и написанного от руки. Если заполнитель понял, что допустил ошибку, ему лучше все переписать или перепечатать. Не нужно ничего зачеркивать, замазывать штрихом-корректором и т.д.

Иногда при составлении упаковочного листа допускаются неточности, например, в весе или размере. Здесь, если нет возможности перепроверить точно, лучше слегка завысить показатели. Что касается перевода, то для международных отправлений один документ обязательно должен быть составлен на языке страны-получателя. Иначе у сотрудников таможенной службы не будет возможности проверить все точно, даже если второй экземпляр будет на английском.

Преимущества упаковочного листа

Их довольно много:

1. Контроль за грузом.

   Это касается и его целостности, и особенностей транспортировки. Необходимо, чтобы количество грузовых мест полностью совпадало с данными в пакинг-листе.

2. Уменьшение рисков.

   Упаковочный лист подтверждает содержание поставки. Когда имеется подробная опись товаров, то при выполнении заказов существенно снижаются ошибки.

3. Проверка соответствия.

   Описание и сам товар должны быть полностью идентичными. Это позволяет перевезти нужную вещь через границу на законных основаниях, а также избежать контрабанды и других законодательных нарушений. Для таможенных органов упаковочный лист часто имеет не менее важное значение, чем коммерческий инвойс. Он помогает подтвердить точность декларирования и корректность распределения средств оплаты по позициям.

4. Оптимизация операций, проводимых на складах.

   Все осуществляется оперативно: выемка продукции, сборка оптовой партии, доставка заказа и многое другое. Именно упаковочный лист выполняет ключевую функцию в ситуациях, когда необходимо точно определить состав груза без его вскрытия – например, на складе временного хранения или в процессе внутреннего перемещения.

5. Отслеживание перемещения груза.

   Клиент может быть спокоен, что сроки доставки не будут сорваны. Особенно это важно при сложной логистической цепочке: формирование товара, упаковка, складские работы, транспортировка, проверка на таможне и многое другое.

6. Доказательство в споре.

   Если возникла форс-мажорная ситуация, когда заказчик и поставщик друг друга не понимают, то именно пакинг-лист может стать решающим фактором. Например, в случае претензий, касающихся размера упаковки, ее материала, веса или в целом содержимого груза. Также упаковочный лист помогает урегулировать возможные споры, связанные с расхождениями в цене.

7. Планирование маршрута доставки.

   Когда упаковочный лист предоставляет все сведения, можно сразу же понять, какой вид транспорта выбрать лучше всего, как долго он будет в пути и т.д. Например, некоторые виды товаров необходимо перевозить только на самолете, потому что они хрупкие. А другие, наоборот, лучше везти поездом в специализированных контейнерах, потому что их можно разместить только в вагонах.

Что говорит закон об упаковочном листе?

Если говорить о ротации пакинг-листа, то она регулируется различными законодательными документами. Основные положения описаны в Таможенном кодексе, а нормативное регулирование осуществляется:

• Бернскими грузовыми конвенциями для железнодорожного транспорта (от 1985 года).
• Женевской конвенцией для автодорожного транспорта (от 1975 года).
• Конвенцией ООН для смешанных перевозок (от 1980 года).
• Варшавской конвенцией для воздушных сообщений.
• Федеральным законом о контроле транспортировки грузов автомобильным сообщением.
• Постановлениями правительства РФ.

Как видно из перечисленного, список довольно большой, поэтому к оформлению упаковочного листа надо подходить очень серьезно и ответственно.

Как работать с пакинг-листом?

При помощи инновационных технологий сделать это очень легко. Например, конфигурации программы 1С активно поддерживают работу с любыми транспортными документами. И отгрузочный лист не стал исключением: его можно создать в 1С:УТ 8. Эта программа разработана на основе платформе 1С:Предприятие. Она обладает значительными преимуществами и позволяет работать в обычном режиме. Благодаря ей специалист может не только заказать упаковочные листы для разных партий товаров, но еще и максимально автоматизировать данный процесс. Это относится к приемке товаров, к их комплектации, отгрузке. Также работа с упаковочными листами в программе 1С позволяет формировать документы для сопровождения груза и тут же отправлять их на печать.

Советы по грамотному составлению упаковочного листа

Следует обратить внимание на несколько важных моментов:

1. Быть максимально точным и подробным.

   Любая деталь поможет без проблем идентифицировать товар, чем больше конкретики, тем лучше. Не нужно отделываться общими фразами и терминами, которые можно подогнать под любой продукт. Пакинг-лист – это документ, который надо составить четко и по пунктам.

2. Писать все последовательно.

   Должно быть четкое соответствие остальным транспортным документам (коммерческому счету-фактуре, коносаменту и т.д.).

3. Поработать над форматированием.

   Данный вопрос очень деликатный, поэтому надо сделать все, чтобы сотрудники таможни не смогли предъявить претензий. Хороший формат – это логический, легко читаемый, с делением на разделы для удобства чтения. При необходимости разрешено использовать таблицу.

4. Не упускать ни одной важной детали.

   Тут важно все: и номер счета, и даты, и данные грузоотправителя и грузополучателя, и описание товара (величины, единицы измерения), типы упаковки и т.д.

5. Обязательно вывести итоги.

   Это касается всей партии груза: количество упаковок, общий вес (не каждого контейнера или пакета по отдельности, но в совокупности) и объем.

Что касается детализации, то она зависит от требований конкретного заказчика и от типа груза. Иногда достаточно простого пакинг-листа, в котором описана самая общая информация. Но если это, например, сложный оптовый заказ (крупное оборудование, много мелких упаковок), то здесь надо сконцентрироваться на описании каждой упаковки. Причем это касается всего: и продуктов питания, и одежды, и обуви, и сувениров, и посуды, и всего остального. Многое зависит и от особенностей компании: например, для одной достаточно лишь общих показателей, а представители другой настаивают на более подробном описании. И получается, что нужен детализированный пакинг-лист.

Заключение

Что обязательно указать в упаковочном листе:

• информацию о компании-отправителе и компании-получателе (вместе с адресом доставки);
• номер заказа клиента (или накладной). Дата и время составления;
• общее количество грузовых мест (все должно быть тщательно пронумеровано) по каждому заказу;
• вид и тип упаковки;
• перечень позиций. В зависимости от товара надо указать единицы измерения (штуки, литры), массу нетто и брутто, а также количество.

Вне зависимости от того, какой груз покупатель намерен получить, упаковочный лист все равно нужен. Его довольно часто используют внутри страны: таким образом поставщики перестраховываются. Благодаря листу они создают себе хорошую репутацию серьезных и ответственных компаний, с которыми выгодно сотрудничать. Даже если речь идет о небольших партиях (например, для розничного бизнеса) или образцах товара, пакинг-лист все равно желательно оформить. Ну а для международной торговли это незаменимый документ. Если все оформлено верно, то груз пройдет таможню легко и без препятствий.

Безусловно, составлять упаковочные листы должны только специалисты. Это могут быть товароведы, логисты, экономисты и другие профессионалы своего дела. Но лучше всего поручить эту работу таможенному брокеру. Тогда можно не сомневаться в том, что заказ действительно будет доставлен, а стороны не получат штраф за какие-то недочеты или недоработки. Ведь отсутствие каких-то пунктов, равно как и множество дополнительных данных могут послужить поводом для отказа в дальнейшей транспортировке груза.